• thiết kế website chuyên nghiệp
  • thiết kế website chuyên nghiệp
  • thiết kế website chuyên nghiệp
  • thiết kế website chuyên nghiệp
  • thiết kế website chuyên nghiệp
  • thiết kế website chuyên nghiệp

PHẦN MỀM QUẢN LÝ > Chức năng Văn phòng Điện tử

Chức năng phần mềm Văn phòng Điện tử

Đăng lúc: 08/09/2016 2662 đã xem

Công cụ tạo những phòng riêng cùng trao đổi các chủ đề công việc Giới hạn cá nhân, bộ phận có thể truy cập chủ đề trao đổi chủ đề đã tạo Đính kèm nhiều tập tin để tiện tham khảo

I. QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC, DỰ ÁN

1.Quản lý công việc

Hệ thống tương tác thông minh giúp cho những người tham gia xử lý công việc nắm rõ tất cả những thông tin chính của một công việc:

Ai là người giao việc

Tên và nội dung (có thể đính kèm văn bản hoặc file nội dung)

Ai là người chịu trách nhiệm chính

Bộ phận, cá nhân tham gia xử lý công việc

Bộ phận,cá nhân tham khảo công việc

Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc

Toàn bộ tiến trình công việc: sắp xếp theo thứ tự thời gian cập nhật

Trạng thái công việc: đang thực hiện, gần quá hạn, đã hết hạn, đề nghị kết thúc và kết thúc

Công cụ hỗ trợ thêm

Theo dõi, báo cáo, cho ý kiến hoặc chỉ đạo trên một công việc

Đính kèm nhiều file trong một dòng công việc

Ủy quyền công việc cho một cá nhân khi đi công tác

Tạo tên dự án : đưa tất cả công việc liên quan đến một dự án để dễ theo dõi, xử lý

Xem diễn tiến mới nhất

Tạo lịch cá nhân để theo dõi

Phân loại công việc : chưa hoàn thành, chuyển giao, kết thúc

Thống kê công việc tổng thể và của bản thân

Tìm kiếm công việc theo từ khóa

Lưu trữ tất cả công việc kết thúc để tiện việc tham khảo
 

2.Trao đổi công việc

Công cụ tạo những phòng riêng cùng trao đổi các chủ đề công việc

Giới hạn cá nhân, bộ phận có thể truy cập chủ đề trao đổi chủ đề đã tạo

Đính kèm nhiều tập tin để tiện tham khảo

3.Tủ hồ sơ cá nhân

Lưu trữ dữ liệu cá nhân

Chia sẽ cho những thành viên khác được phép truy xuất dữ liệu

4.Báo cáo định kỳ

Cấp N báo cáo lên cấp N-1, cấp N-1 nhận được báo cáo dạng tổng hợp sẽ tiếp tục lập tiếp các báo cáo riêng của mình + Report tổng hợp từ cấp N, sau đó tiếp tục báo cáo đến cấp N-2, cứ thế cho đến Root, Root sẽ nhận được báo cáo tổng hợp toàn bộ tình hình công việc

Các thông tin cần báo cáo định kỳ:

Các công việc đã thực hiện, hoàn thành

Các công việc đang thực hiện

Các công việc chưa thực hiện

Các công việc dự kiến (Plan)

Các khó khăn, giải pháp đề xuất

II. QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC THÔNG TIN

1. Cổng thông tin điện tử

Lưu trữ các chỉ thị, quy định, quy trình, tài liệu hướng dẫn công việc, các biểu mẫu chuẩn , … 

Thành viên sử dụng tham khảo, tra cứu, tìm kiếm các tài liệu công việc trên hệ thống nhanh chóng thông qua công cụ tìm kiếm "từ khóa"

 2. Thông báo

Bản tin điện tử cung cấp các thông điệp của lãnh đạo đến toàn thể thành viên trong doanh nghiệp 

Đính kèm theo thông báo nhiều tập tin

Chức năng phân quyền cho cá nhân, bộ phận được phép cập nhật thông báo 

  3.Danh bạ

Liệt kê những thông tin cần thiết của các thành viên trong doanh nghiệp để tiện việc liên lạc : Tên, chức danh, Email, số điện thoại.

Công cụ tìm kiếm một thành viên trong hệ thống nhanh chóng

Tự cập nhật những thông tin cá nhân khi có sự thay đổi 

 4. Thư viện điện tử

Lưu trữ các tài liệu, thông tin dùng để tham khảo, nghiên cứu, học tập phục vụ cho công việc

 5. Thảo luận

Thành viên trong doanh nghiệp trao đổi mọi vấn đề mà mình quan tâm

Những thông tin trao đổi sẽ được quản lý bởi người quản trị hệ thống

  

6. Quản lý Card visit

Lưu trữ tìm kiếm thông tin card visit nhanh chóng

 7. Lịch làm việc điện tử

Hệ thống tự động nhắc công việc cần thực hiện 

Chia sẽ lịch làm việc của nhau 

III. QUẢN LÝ VĂN BẢN, HỢP ĐỒNG

1. Công cụ chính:

Tổ chức lưu trữ các thông tin văn bản khoa học, bảo mật giúp người sử dụng tìm kiếm nhanh chóng. Đồng thời giảm chi phí rất lớn cho việc in ấn, photo chuyển cho các bộ phận cá nhân liên quan.

Số hóa và lưu trữ văn bản đến, văn bản đi và văn bản nội bộ, hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng

Chuyển và thông báo đến Lãnh đạo, bộ phận, cá nhân liên quan cần cập nhật hoặc xử lý.

Tổng Giám đốc/Văn thư/Thư ký chuyển thành dòng công việc khi cần thiết

Tìm kiếm văn bản qua từ khóa khác nhau: Nơi phát hành, nơi gởi, người ký,ngày, tháng, năm, trích yếu,..

Phân loại văn bản đã xử lý, chưa xử lý

2. Công cụ hỗ trợ thêm

Ủy quyền xử lý văn bản

Tổ chức cập nhật văn bản theo cây thư mục giúp tìm kiếm nhanh chóng (Ví dụ Tên công ty => Năm => Dự án)

Phân loại văn bản,hợp đồng, đơn hàng

Chuẩn hóa Quy trình lưu trữ, phân quyền và xử lý văn bản

Tự động đánh chỉ mục thông tin văn bản, hợp đồng và các tập tin văn bản đính kèm

IV. QUẢN LÝ HÌNH ẢNH

Đây là giải pháp quản lý tập tin hình ảnh có hệ thống :

-      Tạo Album để quản lý các hình ảnh

-      Xem hình ảnh trình chiếu, chia sẽ và ghi chú cho từng Album

V. CHỨC NĂNG HIỂN THỊ TRÊN MOBILE

Cho phép người dùng thao tác trên giao diện Smartphone mobile, truy suất nhanh và sử dụng dễ dàng.